Durante la prestación de LOS SERVICIOS, es obligación de ERRE la conservación de los expedientes y documentos puestos a su disposición, tanto en formato impreso como electrónico, así como aquellos que reciba en la ejecución de los trabajos. ERRE podrá realizar a cuenta propia, siempre y cuando no se disponga lo contrario, el almacenamiento de la información, así como el proceso de conversión digital de la información que se encuentra en medios físicos como el papel o analógicos, en las cintas de audio, discos duros o unidades de estado sólido, por tanto, es elección de ERRE el uso de las herramientas tecnológicas relacionadas con el almacenamiento, procesamiento, impresión, despliegue, traslado, conservación y, en su caso, modificación de información. Sera exclusiva responsabilidad del usuario cuando este indique el lugar o lugares para almacenamiento y/o procesamiento de los instrumentos o materiales necesarios para la adecuada prestación de LOS SERVICIOS.
 
Por cada ocasión que ERRE reciba o entregue documentos, se deberá de generar un acuse de recepción de documentos físico o electrónico y por lo menos deberá de contener la fecha y hora de la entrega de documentos, así como el nombre y firma del emisor y receptor.
 
En caso de que el usuario solicite información de sus procesos en copia certificada, correrá a cuenta del usuario, siempre y cuando no se disponga expresamente lo contrario, asimismo, el usuario podrá solicitar copias simples, las cuales el primer legajo serán a cuenta de ERRE como gastos menores del negocios, sin embargo los posteriores tendrán un cargo según el número de veces y copias solicitadas, por lo que se recomienda que la transmisión de información se realice por medios electrónicos en formato digital, pues reduce la dependencia del papel, lo que minimiza la tala de árboles y disminuye el consumo de recursos naturales.
 
ERRE, se compromete a implementar programas de gestión documental que incorpore la gestión electrónica de documentos, así como la promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel, un equipo de trabajo con la iniciativa de no utilizar papel ni de imprimir, a no ser que por disposición oficial se necesite en la ejecución de LOS SERVICIOS. Asimismo, se conducirá siempre en una forma eficaz de reducir el consumo de papel utilizando ambas caras de la hoja, en lugar de solo una, pues cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos, espacio de almacenamiento y se reduce el peso, además de su viabilidad al momento de engrapar, encarpetar y transportar, con excepción de aquellos casos en que por disposición de Ley, exijan el uso de una sola cara de la hoja. Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples ejemplares de un mismo documento, si son realmente indispensables. En la mayoría de los casos existen medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo, tales como el correo electrónico, repositorios de documentos o carpetas compartidas. ERRE, se compromete a contratar a un tercero para el reciclaje del papel pues esto disminuye los requerimientos de árboles para su fabricación, así como la emisión de elementos contaminantes.
 
Una vez concluido el proceso materia de LOS SERVICIOS, se notificará y coordinara con el usuario la entrega de los documentos, tiempo que no podrá exceder de 60 días naturales, posteriormente se pondrá a disposición del usuario en el domicilio de nuestras oficinas por otros 60 días, pasado este término, el usuario autoriza a ERRE para que sin responsabilidad alguna destruya la versión física y electrónica de aquellos expedientes o documentos judiciales que hayan concluido su plazo de resguardo y que fueron notificados para su baja documental, siempre y cuando realice las diligencias a su alcance para entregar la información.
 
Después de 6 meses vencido el término anterior, en virtud de que los respaldos de seguridad de las bases de datos permanecen en la infraestructura tecnológica de ERRE por un periodo determinado, transcurrido ese tiempo se podrá llevará a cabo la destrucción del respaldo de seguridad de la versión electrónica de los expedientes referidos anteriormente y cualquier información que necesite el usuario, se deberá de tramitar bajo un nuevo concepto y costo que ERRE determinara según las acciones necesarias.
 
ERRE podrá deberá llevar a cabo la destrucción permanente, haciendo uso de los medio electrónico que para el efecto se proporcionen. Dicha acción traerá como consecuencia la destrucción de los originales, copias simples y electrónicas que se encuentren en sus bases de datos, copias de seguridad y otras que hayan sido utilizadas por otros sistemas o medios electrónicos que se lleguen a utilizar para el manejo de los expedientes o documentos en su versión física o electrónica. El proceso de borrado de datos o información de los soportes de almacenamiento, incluirá discos duros o unidades de estado sólido, es decir, dichos dispositivos son destruidos físicamente. Asimismo, se creará el Registro de evento de borrado en el sistema de información donde se haya llevado a cabo la destrucción, esto con la finalidad de hacer del conocimiento a los usuarios que el servicio no incluye almacenaje de información por tiempo indefinido. Lo anterior, con la salvedad de aquellos expedientes concluidos que tengan relación directa o vinculo con otro expediente que se encuentre vigente y sea parte en la ejecución de LOS SERVICIOS, en cuyo caso, serán devueltos a la terminación de los procesos respectivos.